Машиночитаемая доверенность (МЧД): что это такое и как она работает?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой цифровую версию классической бумажной доверенности, предназначенную для подписания электронных документов. МЧД оформляется в формате XML и содержит все необходимые сведения о доверителе, уполномоченном лице и его полномочиях. В повседневной речи МЧД часто называют электронной доверенностью.

МЧД кардинально отличается от простого скана бумажной доверенности. Машиночитаемая доверенность создается в специальном формате и подчиняется строгим требованиям к содержанию, что позволяет различным информационным системам автоматически извлекать и обрабатывать данные, содержащиеся в МЧД.

Введение машиночитаемых доверенностей было направлено на повышение безопасности в процессе использования электронных подписей внутри организаций. Ранее сотрудники использовали для заверения документов два основных способа:

1. Сертификат электронной подписи юридического лица: Этот метод отличается высоким уровнем безопасности, однако не всегда позволяет точно определить полномочия конкретного сотрудника. Сертификаты действительны до момента их истечения.

2. Копия закрытого ключа подписи руководителя: Этот способ является крайне рискованным, так как любой, кто имеет доступ к ключу руководителя, может выполнять любые действия от лица компании.

С 1 сентября 2024 года для подписания документов от имени организации сотрудники и уполномоченные лица смогут использовать только личный сертификат электронной подписи физического лица. При этом для подтверждения полномочий к подписанным документам будет прикладываться машиночитаемая доверенность. Данный подход значительно повышает уровень безопасности как для самой компании, так и для сотрудников.

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты с реквизитами юридических лиц. Срок действия уже выданных сертификатов продолжает действовать, но после их окончания все документы от имени компании должны будут подписываться с использованием сертификатов физического лица и сопровождаться машиночитаемой доверенностью.

Нормативная база, регулирующая использование машиночитаемых доверенностей, уже сформирована, но на практике её применение всё ещё вызывает вопросы. Рассмотрим основные аспекты:

Процесс создания доверенности
Для оформления МЧД руководитель или другой уполномоченный сотрудник заполняет все необходимые поля, после чего подписывает документ своей электронной подписью. Готовая машиночитаемая доверенность отправляется на хранение в распределённый реестр Федеральной налоговой службы (ФНС) и в корпоративную информационную систему.

МЧД могут храниться в различных системах в зависимости от того, где они были созданы и подписаны. Это может быть корпоративная информационная система или внешний реестр, такой как реестр ФНС.

Сотрудники могут отправлять машиночитаемую доверенность несколькими способами:

1. Отправка отдельным файлом: Сотрудник находит МЧД в системе, прикрепляет её к подписанным документам и отправляет получателю.

2. Указание номера МЧД: В этом случае система автоматически передаёт данные из доверенности, используя её номер. Получатель документов вводит этот номер, чтобы получить все необходимые сведения.

Как отозвать машиночитаемую доверенность?
Если у сотрудника изменяются полномочия или он больше не нуждается в них, доверенность может быть отозвана. Директор компании подаёт заявление на отзыв в информационную систему, где хранится доверенность. Сотрудник также может отказаться от предоставленных полномочий, подписав соответствующий отказ своим сертификатом.

Машиночитаемые доверенности должны включать следующую информацию:

• Общие сведения о доверенности (название, номер, срок действия);
• Данные о доверителе (будь то физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо);
• Информация о представителе и его полномочиях;
• Варианты передоверия;
• Электронная подпись, которой заверена доверенность.

Машиночитаемые доверенности уже активно используются в системах электронного документооборота с контрагентами, Федеральной налоговой службой (ФНС), Социальным фондом России (СФР), в системах «Честный ЗНАК», ЕГАИС, Федеральной таможенной службе (ФТС), Федеральном ресурсе и Государственной информационной системе по маркировке товаров (ГИИС ДМДК). В будущем планируется расширить применение МЧД на другие государственные порталы, такие как Росстат.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это ключевой элемент для повышения безопасности и эффективности электронного документооборота в современной организации. Соблюдение всех нормативных требований и внимательное отношение к деталям помогут избежать ошибок и нежелательных ситуаций. Если вы хотите узнать, как сделать МЧД правильно и кому она необходима, или вам требуется помощь в оформлении машиночитаемых доверенностей, компания Pos-life всегда готова помочь вам разобраться в этом процессе и обеспечить надёжное оформление всех документов.