Как следить за сроком ФН (фискальный накопитель) подакцизных товаров

Фискальные накопители (ФН) в России — это устройства, используемые в кассовой технике для хранения и передачи данных о расчетах в налоговые органы (ФНС). Фискальные накопители играют важную роль в системе обязательной онлайн-отчетности, которая была введена в 2017 году в соответствии с новым федеральным законом № 54-ФЗ. Они обеспечивают надежную фиксацию всех расчетов, обеспечивая прозрачность и контроль за финансовой деятельностью организаций и индивидуальных предпринимателей.

Срок службы фискального накопителя может быть разным и зависит от вида деятельности организации:
15 месяцев — для организаций работающих на специальном налоговом режиме (например, патентная система налогообложения, УСН) и для ОСН.
36 месяцев — для компаний, работающих на специальном налоговом режиме и ОСН только на услуги.

Любой фискальный накопитель можно зарегистрировать для продажи алкогольных напитков, но только при регистрации в налоговой он будет иметь срок 410 дней!

По истечении срока службы фискальный накопитель должен быть заменен. Это необходимо, чтобы данные оставались доступными для ФНС, а также для предотвращения потери информации.

Продавцам подакцизных товаров важно отслеживать срок действия фискальных накопителей (ФН), чтобы своевременно менять их и избегать проблем с отчетностью в налоговой службе. Подакцизные товары (например, алкоголь, табачные изделия и др.) предполагают более строгие требования к фискальной отчетности. Вот несколько способов, которые помогут продавцам подакцизных товаров контролировать срок действия фискального накопителя:

1. Автоматические уведомления в кассовой системе

Современные кассовые системы и ПО (например, iiko, 1С и другие) обычно оснащены функцией напоминания о приближающемся сроке замены фискального накопителя. За несколько недель до истечения срока действия ФН система может автоматически отправлять уведомления на экран кассы или на почту администратора. Этот способ удобен, так как позволяет избежать ситуации, когда срок действия ФН подходит к концу неожиданно.

2. Настройка напоминаний в календаре
Многие предприниматели добавляют срок окончания ФН в календарь, чтобы получать напоминания на телефон или компьютер. Для этого можно использовать стандартные приложения-календари (например, Google Calendar или Microsoft Outlook), установив напоминание за несколько недель до окончания срока действия ФН. Это позволит своевременно планировать замену накопителя.

3. Личный кабинет ОФД
Многие операторы фискальных данных (ОФД), такие как Платформа ОФД, Такском, Первый ОФД и другие, предоставляют информацию о фискальных накопителях в личном кабинете. В нем обычно можно увидеть срок окончания действия ФН и статус кассовой техники. Некоторые ОФД также отправляют уведомления об истечении срока действия фискального накопителя на электронную почту пользователя. Если требуется продление оператора фискальных данных и фискального накопителя обращаетесь к нам! Заранее предупреждаем клиентов об окончании подписки на ОФД и Фискального накопителя, постоянным клиентам хорошие скидки на продление, работаем по всей России!

4. Контроль через личный кабинет налогоплательщика
В личном кабинете налогоплательщика (на сайте ФНС) можно проверить информацию о зарегистрированной кассовой технике и установленном на ней ФН. Для участников оборота ЕГАИС он составляет 410 дней. Когда завершится период эксплуатации, можно узнать в карточке о регистрации ККТ.

5. Физическая наклейка на кассе
Для магазинов с высокой нагрузкой, где важно визуально видеть сроки, можно прикрепить наклейку или стикер с датой окончания срока действия ФН на саму кассу. Это позволит кассирам и менеджерам быстро проверить срок окончания и не забыть о необходимости замены.

6. Отчет о закрытии смены Z-отчет
При закрытии смены печатается Z-отчет на котором прописываются данные о количестве чеков переданных в ОФД и за 30 дней до окончания Фискального накопителя выходит предупреждение, поэтому хотя бы раз в неделю стоит подробнее изучать Z-отчет.

7. Взаимодействие с поставщиком кассового оборудования
Некоторые поставщики кассового оборудования и сервисные компании, работающие с фискальными накопителями, предлагают услуги по мониторингу сроков действия ФН. Они могут уведомлять клиента о необходимости замены и помогать в установке нового устройства.

Несвоевременная замена фискального накопителя может привести к следующим проблемам:
Ошибки в фискальной отчетности: данные перестанут корректно передаваться в налоговую, что приведет к административным штрафам.
Блокировка кассового аппарата: если срок действия ФН истечет, касса автоматически перестанет работать, и продажа товаров будет невозможна.
Нарушение законодательства: продажа товаров, особенно подакцизных, без корректной отчетности может рассматриваться как нарушение закона, за которое предусмотрены санкции.
Соблюдение сроков действия фискальных накопителей не только поддерживает соответствие требованиям законодательства, но и обеспечивает бесперебойную работу кассовой техники.

Нужно следить не только кассиру за сроком фискального накопителя, но и владельцу, для удобства Вы всегда можете обратиться к нам, доверить мониторинг за сроками и получать замену вовремя.
Телефон 8-800-101-8800