Инвентаризация в ресторане, кафе, баре.

Инвентаризация является неотъемлемой частью эффективного управления рестораном. Некоторые могут считать этот процесс скучным и рутинным, однако на самом деле именно благодаря ему можно предотвратить большинство проблем, связанных с поставками, контролем финансов и улучшением управления персоналом.

Для улучшения эффективности и снижения утомительности процесса инвентаризации, в ресторане рекомендуется внедрить единую систему учета. Такая система автоматически списывает продукты при их использовании, напоминает о необходимости заказов и выполняет множество других полезных функций, сделав процесс более эффективным и менее затратным, Вы начинаете экономить время и деньги. Примером такой системы может послужить программа для ресторанов и кафе Quick Resto. Вы можете зарегистрироваться и опробовать ее функционал в течение первых 14 дней абсолютно бесплатно.

Инвентаризация — это не просто подсчет товаров и сравнение с плановыми показателями. В ресторанном бизнесе она играет более значимую роль, непосредственно влияя на вашу реальную прибыль и маржу. Давайте разберемся, как наилучшим образом проводить инвентаризацию в ресторанной сфере: когда, кто должен включаться в процесс и, что самое важное, как эффективно использовать полученные данные в управлении бизнесом.

Регулярность проведения инвентаризации в ресторане зависит от разных факторов, включая различные категории продуктов и уникальные потребности заведения:

• Ежемесячная инвентаризация: Этот метод инвентаризации включает в себя учет всех видов товаров, включая продукты, расходные материалы, дезинфицирующие средства и другие хозяйственные товары. Он проводится ежемесячно и помогает вам более полно осознать состояние ваших запасов.
• Еженедельная инвентаризация: Этот вид инвентаризации обычно ограничивается подсчетом продуктов. Проводится еженедельно и способствует надежному контролю над запасами продуктов.
• Ежедневная инвентаризация: В некоторых случаях, особенно в барах, ежедневная инвентаризация остатков напитков и ингредиентов является стандартной практикой. Выполняется инвентаризация при закрытии смены, что обеспечивает ежедневный контроль за изменениями в запасах.
• Внеплановая инвентаризация: Такой вид инвентаризации должен быть неожиданным и спонтанным. Это может включать как выборочную проверку определенных товаров, так и полную инвентаризацию бара или кухни. Главная идея заключается в проведении проверки без предварительного уведомления, что помогает выявить возможные нарушения в учете.

Важно понимать, что частота проведения инвентаризации может меняться в зависимости от специфики вашего ресторана или кафе. Оптимальная периодичность будет зависеть от ваших потребностей и масштабов вашего ресторана или кафе. Тем не менее, независимо от выбранной частоты, регулярная инвентаризация остается ключевым инструментом для эффективного управления запасами и обеспечения контроля над вашим предприятием.

• С учетом специфики вашего торгового предприятия, инвентаризация может осуществляться:
• В конце дня после закрытия касс.
• В течении дня, без остановки работы заведения.
• По всем позициям, находящимся на складе.
• По группе товаров.

Проведение инвентаризации в середине рабочего дня может встретить некоторые трудности. Это объясняется тем, что акты о реализации и списании продуктов (продажи) в Quick Resto, как правило, завершаются к концу рабочего дня. Это означает, что фактические остатки продуктов будут полностью точными только после окончания рабочего дня.


Как правильно проводить инвентаризацию, можно посмотреть в нашем видео ниже.

Инвентаризация — Этот процесс включает различных ответственных сотрудников вашего ресторана. Обычно, среди них управляющий, шеф-повар и шеф-бармен, которые играют ключевую роль в управлении материальными ценностями и продуктами. Однако стоит учитывать, что все сотрудники, имеющие доступ к товарам и инвентарю, такие как повара, бармены, официанты и менеджеры, также могут быть вовлечены в этот процесс.

«Что можно узнать с помощью инвентаризации?»

Инвентаризация не ограничивается простым подсчетом и сравнением остатков продуктов. Ее результаты непосредственно влияют на финансовую составляющую вашего ресторана и его успех. Рассмотрим некоторые аспекты, которые инвентаризация может выявить:

• Ошибки в учете: когда товар поставляется в упаковках, но учет ведется по штучно. Это может привести к ситуации, когда при внесении остатков вы указываете количество в штуках, в то время как в системе учета эта позиция зарегистрирована в упаковках. Такие ошибки могут серьезно повлиять на точность вашего учета.
• Дублирующийся позиции: Иногда у вас могут иметься аналогичные товары, но с различными наименованиями. Например, "вишня замороженная" и "замороженная вишня". Присутствие таких дубликатов может создать путаницу в учете и сказаться на вашей прибыли.
• Несоблюдение рецептов: Иногда сотрудники, такие как повара и бармены, могут отклоняться от рецептов, что может привести к росту себестоимости блюд и напитков. Это, в свою очередь, может оказать воздействие на ваши финансовые показатели и прибыль.
• Избыточные запасы: Сохранение излишних товарных запасов может привести к блокировке средств в товарах, которые могли бы быть более эффективно использованы в других сферах вашего бизнеса. Слишком большие остатки также могут оказать влияние на маржу прибыли.
• Разница в подсчетах: Инвентаризация способна выявить случаи несанкционированного отбора. Тщательный надзор и систематическая инвентаризация могут помочь выявить различия в остатках товаров.
• Воровство: Проведение инвентаризации может обнаружить случаи кражи. Строгий контроль и регулярная проверка остатков могут помочь выявить различия в запасах товаров.
• Возможности для лояльности: Инвентаризация может открывать возможности для увеличения уровня удовлетворенности клиентов. Например, в превосходных кофейнях бариста могут использовать оставшееся взбитое молоко для приготовления дополнительных напитков и порадовать посетителей. Это может способствовать улучшению репутации вашего заведения и повышению лояльности клиентов.

Один из распространенных видов нечестной практики среди персонала в ресторане - использование одного и того же стола для размещения нескольких заказов, особенно на популярные позиции меню. Например, в кофейне это может относиться к эспрессо, а в баре - к лагеру. Процесс обычно выглядит следующим образом: после создания заказа, гость получает счет, но стол не закрывается, а просто отменяется. При следующем заказе не создается новый стол, а просто повторно распечатывается счет. Это позволяет использовать один и тот же стол для нескольких заказов. Персоналу следует быть внимательным и закрывать столы после каждого заказа, чтобы предотвратить такие нечестные практики.

Помимо предотвращения краж, существует ряд других типичных ошибок среди официантов, которым также стоит уделить внимание.
Вот несколько методов, которые могут помочь бороться с кражами и другими нечестными практиками:

1. Отслеживайте "повисшие" столы в вашем программном обеспечении: Если вы замечаете, что некоторые столы остаются открытыми на протяжении длительного времени, это может быть признаком нечестного поведения. Удостоверьтесь, что официанты закрывают столы после каждого заказа.
2. Анализируйте время обслуживания: Поддерживайте контроль над средним временем обслуживания. Если возникают значительные отклонения от среднего времени, выявите, у какого сотрудника и в какие смены это происходит. Проведите более глубокий анализ, учитывая заказанные блюда и напитки, чтобы выявить возможные закономерности.
3. Проводите неожиданную выборочную инвентаризацию: Сосредоточьтесь на ингредиентах, используемых в приготовлении популярных блюд и напитков. Это поможет выявить любые потенциальные проблемы в инвентаризации, используя ваше программное обеспечение для кафе или ресторана.
4. Рассмотрите сложный, но более надежный метод: учет процента отходов, зачистки овощей и обрезки. Если этот показатель вдруг резко возрастает, особенно для дорогих ингредиентов, таких как лосось или краб, это может свидетельствовать о мошенничестве. Поэтому важно подробно вести учет и следить за изменениями в процентах отходов. Обратите внимание на продукты, которые уходят "по пути" и убедитесь, что каждый заказ зарегистрирован и оплачен

Эффективное реагирование на расхождения в инвентаризации требует внимательного анализа и разработки конкретных мероприятий.
Вот несколько шагов, которые могут помочь руководителям и персоналу ресторана:

1. Анализ отчетов: Руководители должны быть способны анализировать отчеты и объяснять как положительные, так и отрицательные различия. Подход должен быть объективным, а целью является выявление и понимание причин расхождений.
2. Пересмотр калькуляций и технологических карт: Периодически пересматривайте калькуляции и технологические карты, чтобы убедиться, что они актуальны и корректны. Это поможет предотвратить ошибки и расхождения.
3. Проверка единиц измерения в системе: Удостоверьтесь, что единицы измерения в вашей системе соответствуют фактическому использованию продуктов. Иногда расхождения могут быть вызваны неверными единицами измерения.
4. Внедрение системы лояльности: Рассмотрите внедрение системы лояльности для продуктов, у которых из-за особенностей производства возникают расхождения в большую сторону. Это может включать в себя дополнительный контроль и меры по сокращению потерь.
5. Дополнительный контроль: Введение дополнительного контроля над товарами, которые регулярно показывают расхождения, может помочь предотвратить дальнейшие потери. Это может включать в себя более частую инвентаризацию или другие меры контроля.

Процесс анализа выполняется следующим образом:

1. Идентификация позиций с расхождениями: Определите продукты или ингредиенты, по которым имеются расхождения между фактическими и ожидаемыми остатками.
2. Проверка поставок: Если это товары, которые вы закупаете, перепроверьте поставленные товары и накладные за последнюю неделю. Убедитесь, что в них нет ошибок. Если накладные верны, то причины расхождений могут включать в себя кражу, забытые списания и невнимательность при оформлении заказов.
3. Ингредиенты для приготовления: Если это ингредиенты, которые вы используете для приготовления блюд, обратите внимание на калькуляции и технологические карты. Если они верны, проверьте, насколько точно повара следят за рецептурой. Если в этом аспекте все в порядке, то возможны несвоевременные списания и кражи."

Таким образом, правильный анализ и последующие действия помогут управлять расхождениями и уменьшить их воздействие на ресторан.

Эффективное управление запасами в ресторане является критической составляющей успешного бизнеса, способной оказать значительное воздействие на его финансовую эффективность. Контроль над запасами не только помогает избежать излишних расходов, но также напрямую влияет на общий доход ресторана. Учет продуктов на складе позволяет предотвратить избыточные закупки, уменьшить потери из-за порчи запасов и обеспечивает эффективное использование приобретенных продуктов. Это также обеспечивает контроль за наличием товаров на складе, что позволяет планировать поставки, учитывая реальные потребности, и избегать излишних затрат.

Контроль за запасами также играет важную роль в предотвращении краж и потерь. Зная точное количество каждого продукта на складе, вы способны реагировать на любые несоответствия вовремя и предотвращать нежелательные инциденты.

Однако важно понимать, что следить за запасами на складе необходимо не только во время проведения инвентаризации. Для эффективного управления запасами в ресторане полезно воспользоваться специализированными системами учета, такими как Quick Resto. С их помощью вы можете отслеживать все аспекты управления запасами в режиме реального времени.

Мгновенный доступ к остаткам: Система предоставляет моментальный доступ к данным о количестве каждого ингредиента или товара на складе. Этот доступ охватывает не только категории продуктов, но и конкретные производственные цеха, а также различные склады, если их несколько в ресторане.
Удобная навигация: Quick resto обеспечивает удобную навигацию и использование фильтров, что делает процесс поиска необходимых продуктов более эффективным. Вы сможете легко анализировать остатки продукции по категориям товаров и следить за запасами на конкретных складах.
Увеличение гибкости и оперативности: Эффективное управление запасами с применением Quick Resto делает ресторанный бизнес более гибким и способствует оперативному реагированию на изменения в реальном времени. Это уменьшает потери и увеличивает оперативность в принятии стратегических решений.

Отчет о движении продукции представляет собой мощный инструмент, предоставляющий детальную информацию о приходе и расходе каждого продукта на складе, а также информацию об изменении остатков и себестоимости продукции за определенный период времени.
Чтобы посмотреть отчет о движении товара, перейдите в раздел "Номенклатура" и далее в "Ингредиенты". Выберите необходимый ингредиент и перейдите во вкладку отчет по движению. По умолчанию показываются данные за 7 дней, если нужен больший период то внизу справа нажмите на фильтрация и выберите необходимый период.